サラリーマン時代には触れなかった技術
こんにちは。当ブログをご覧いただきありがとうございます。
この記事では、独立開業直後の私がサラリーマン時代には触れてこなかったものの、世間では当たり前になりつつある情報技術による効率化についてご紹介させていただきます。
独立開業して、色々な外部の方とコミュニケーションをとる機会があります。そういったコミュニケーンや契約手続きを行う中で、初めて触れた便利なものがありました。業務の効率化とセキュリティ強化は相反する部分があり、コンプライアンスやセキュリティを重視する大企業ではそう簡単に実現できないのかもしれませんが、今はここまで進んでいるのかと驚かされたことについて２つご紹介させていただきます。
外部とのコミュニケーションに最初からビデオ会議
当事務所では会計freeeというソフトを採用しようと思い、会計freeeの導入パッケージというのに申し込みました。利用方法について研修やマンツーマンの指導を受けつつ習熟していくというものです。申し込んだ際にまずは営業の方から連絡が来たのですが、そのコミュニケーションの取り方がZoomというビデオ会議ツールを用いたコミュニケーションでした。
ビデオ会議自体は全く珍しいものではなく、特に資料の情報共有に画面に同じ資料を映しながらビデオ会議をしたことはサラリーマン時代にも数えきれないぐらいありました。また遠隔であっても顔を見ながらコミュニケーションをとるほうが安心感があるというのもあり、社内においてビデオ会議はごく一般的なコミュニケーションツールになっていました。しかし、外部の人と固定電話で電話をするような感覚でビデオ会議をするということはありませんでした。
サラリーマン時代にできなかった理由としては外部の人とビデオ会議をするためには共通のビデオ会議用のソフトウェアを入れておく必要があり、そのハードルが高いというのもあります。しかし、ハードルが高いのは社内ルール的なものであって、ソフトを入れるのは非常に簡単です。今は私一人なので、やれセキュリティが、やれコンプライアンスがといったことをいろんなところの承認をもらって…という作業が必要ありません。 私が 大丈夫だと判断できればそれでOKなので、一瞬で環境を整えられます。
自分の好きな場所で、初対面（対面すらしていませんが）から東京の方と顔を見ながら会議をするというのは、非常に新鮮に感じましたが今後は当たり前になってくるのかもしれないと思いました。
電子契約で紙面のやり取りをしない
色々と契約手続きを進める中で、電子契約を締結する機会がありました。電子契約については収入印紙が不要になるという話で聞いたことはあったのですが、実際に電子契約を締結したことは無かったのでこれについても初めての経験でした。思っていたよりも非常に簡単な手続きで、メールで送られてきたURLから電子契約のシステムに入り、契約内容を確認して同意するだけ。サインも印鑑もありません。
ただ、調べてみると月額固定で最低でも10,000円はかかり、送信1件ごと200円で、収入印紙200円貼るのと変わらないコストがかかるようです。ある程度取引規模が無いと難しいので私はまだ採用できませんが、日々契約が発生するところは紙でのやり取りで送付に数日費やすところを省略でき、書類の管理も簡単で保管スペースも不要になるため、かなり効率化されるのではないかと思います。
一方で、導入へのハードルとしては相手の方が力関係が上で「社内のルール上電子契約は認められていません」など拒否されてしまうとどうにもならず、すべてを電子契約にできずに紙と並行運用になってしまうと効率が落ちるといった問題があります。これも世間一般に電子契約が当たり前の時代が遅かれ早かれ来ると思いますが、そうなるまでにはもう少し時間がかかりそうな気がします。
当事務所では、このような「外部とのビデオ会議を導入したい」「電子契約に移行したい」といったご相談もお待ちしておりますのでお気軽にお問い合わせフォームからご連絡ください。
