会計事務所運営でのIT化と一言で言っても
会計事務所のIT化というテーマについて考えた時に、色々な要素があります。目指すべきところは、生産性の向上であり、1人の職員がどれだけ多くの仕事をこなせるようになるのかですが、そのためにやるべきことがいくつかあります。
IT化① 会計ソフト・申告ソフト等の選別
会計ソフト等の業務を行う上でのソフトウェアの選定についてのIT化です。様々なソフトウェアがありますが、ソフトウェア同士の相性や連携のしやすさ等がありまる。会計事務所として様々なソフトウェアに対応できるというのは強みになるかもしれませんが、それだけ様々なソフトウェアの操作方法を理解する必要があり効率は落ちます。
そこで、特定の会計ソフトを利用している会社のみ受け付けるとか、事務所内で利用するソフトは一つにして、顧客から受け取ったデータを変換入力することで対応するという方法が考えられます。このデータを変換するという部分で様々なソフトに対応できるようにしておくことで、そこから先の訪問時の資料作成や会計処理の内容を調べたりする作業を定型化することができます。
IT化② 作業のシステム化
上記のように、同じ機能のソフトウェアの場合は決まったソフトウェアを利用する、といった場合にもそうですが、人間が手作業で実施している入力作業やデータの変換作業をシステム的に行うというIT化があります。ソフトウェア自体も自動化が可能なものをできるだけ選ぶことで作業のシステム化は可能ですが、会計監査業務などExcelやWordを使って似たような様式の文章をたくさん作成する場合に様式を統一するなどで効率化が期待できます。
様式が統一できれば、Excel上で関数やマクロを利用して操作しやすくなるというメリットもあり、RPAでロボットを作成する場合にも例外が少なくなり作成が容易になります。
IT化③ 経営情報の収集
具体的な実務の効率化が①や②であるのに対し、業務が円滑に進んでいるのかを確認するために進捗状況の把握や、問題や改善状況の把握、方策の効果測定など経営情報を効率的に収集し、システム的に処理していくことで簡単に状況を把握できるようにすることも重要なIT化の部分になります。
組織が大きくなればなるほど、この報告に使う作業・上長に説明する作業が発生し顧客のために使う時間を圧迫することになります。理想は顧客のために実務を行っていることで自然と経営層に必要な情報が集まっていき、現場担当者が意識しなくとも勝手に状況が報告されているという環境です。しかし、それはなかなか難しくできるだけ少ない時間で報告ができ、忘れないようにタイムリーにアラームが出る、報告作業が終わらないと手続上先に進めないなどの運用上・システムの制限を作るなどが必要になってきます。
IT化④ コミュニケーションツールの導入
今回のコロナによってクローズアップされたテレワーキングもこの範疇になります。③も一種のコミュニケーションツールですが、ここで言っているのは作業を行う顧客と現場担当者や現場担当者同士での情報を共有する方法をIT化するという話になります。
これは紙資料のIT化のようなものやクラウドストレージサービス等の利用によるデータ共有の話と、ビジネスチャット・Web会議ツールの活用といった話があります。また、現金出納帳をGoogleスプレッドシートで事業者と税理士の間でリアルタイムに互いに閲覧できるようにするなどもこのコミュニケーションツールの話になります。
会計事務所と同系統のサービス提供業務で共通する話
これらの話は、会計事務所と似たような作業が必要なコンサルティングファーム等の情報を扱う業務を行う事業を営んでいる所では共通する話になると思います。自分の会計事務所の効率化が顧客の効率化につながるのであればさらにそういったサービスの拡大も考えられます。実際にそのような業務効率化をサービスとして提供する会計事務所もあるようです。
