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業務効率を向上させるために必要なこと

こんにちは。当ブログをご覧いただきありがとうございます。
この記事では、ホワイトカラーの業務効率化を行うにあたっての重要なポイントについてご紹介させていただきます。

業務を効率化する目的で業務の流れを見直すことを、コンサルティング業界の用語でBPRと呼びます。Business Process Re-engineeringの略で、ビジネスプロセスの再構築と訳す感じになります。

独立前には、このBPRを事務業に対して行うコンサルティングを多数経験していましたが、実施する際の一般的な手順としては、以下のような流れになります。

①既存業務の業務フローを明らかにする

インタビュー等を実施しながら現状の業務の流れを明らかにしていき、業務のステップを表にしていきます。また、業務のフロー図を作成して業務の流れを見える化します。

②既存の業務のステップごとにかかっている時間を明らかにする

次に、各ステップごとの業務にかかっている時間(業務量)をヒアリングやアンケート、場合によってはストップウォッチ等を用いて調査します。これによって、業務のステップの中でも改善することによる影響が大きいものが特定でき、改善の優先順位が明らかになります。また、改善した場合にどの程度の時間が短縮されるか等の計算の基礎になります。

③既存の業務に対する改善案を検討する

①のインタビューを行うついでに問題点も聞いておき、現場の方が「もっとこうしたらいいのに」と思っているようなことがあればそういった話を聞いておきます。また、②のアンケート調査の時にも自由記入欄を設けるなどして課題や改善案を収集します。これに加えて、コンサルタントが他事例を基に改善提案を加えて検討します。

④改善案の実現可能性・優先順位を検討する

改善案の中には、②の調査の結果から影響が小さいものや、実施すると多額のコストがかかり効果に見合わないもの、何らかの事情により実現が困難なものなどは中長期的な目標とするか、案自体をあきらめます。比較的実現が容易で効果が高いと考えられる改善案から優先的に実施できるように検討します。

⑤改善後の業務の流れを見える化する

改善後にどういった業務の流れになるのか、①で作成した業務のステップの表や業務フロー図を修正して、将来の業務を見える化します。また、改善案を実施することによって減少する業務量、増加する業務量、減少するコスト、増加するコストを推測します。

⑥改善案の実施スケジュールを設定し、実施する

⑤で実現可能であること、効果が実際にあることが確認出来たら優先順位に沿って実現するための計画を策定し、実行に移します。

一般的なやり方の問題点

上記のやり方が一般的なのですが、このやり方で業務効率化を検討してみるといくつかの問題があります。

問題点① 業務の全貌を明らかにするのは困難

まず、既存業務を明らかにする必要がありますが、この作業を網羅的に行うことはかなり難しい作業ですし、時間もかかります。また、インタビューしている人がすべてを知っているとは限らず、かといって働いている人全員に事細かに業務を聞き出すというのは時間がいくらあっても足りません。また、どのぐらい詳しく聞くべきなのかも明確な基準がないため、人によっては一挙手一投足の説明から入る人もいるでしょうし、本当に大雑把にしか説明してくれない人もいます。

問題点② 業務にかかっている時間を正確に知ることは困難

改善の優先順位や効果を把握するために業務にかかっている時間を調査するステップでは、正確な時間を把握することは非常に困難です。1年間の業務をインタビューする場合、その時期には行っていない業務があったりします。また、ストップウォッチですべての業務の時間を図るケースもありますが、通常はそこまでやる時間はないためヒアリングやアンケートで調査しますが、人によっていい加減にしか回答してくれなかったり、覚えていなくて結果的に不正確な数字を入れてしまったり、趣旨をよく理解してもらえずにあり得ない回答が返ってきてしまったりと、納得感のある正しいデータを入手することは非常に難しいです。

問題点③ 改善案を実施した場合の効果の測定が困難

問題点②の通り、データが正確でない可能性があるということも理由ではありますが、この時点ではあくまで机上の話なので、改善案を実際に実行したら思わぬ障害があったり、思ったより効果が見込めなかったりと言ったことは容易に起こりえます。また、業務に時間がかかっている原因が実は業務フロー上のさらに上流で起こっているほんの些細な運用上の非効率だったりする可能性もありますが、この方法ではそう言った因果関係がはっきりとはわかりません。

これは、上記問題点①、②に対応する時間が膨大で因果関係まで詳細に検討する時間がないということも一つの理由です。

当事務所が行う業務効率化に対するアプローチ

当事務所では、このような業務効率化を目指すコンサルティングを実施する場合には、以下のように実施します。

①最重要目標の設定

「業務効率化」という言葉は非常にあいまいな言葉です。業務の量を減らしたいのか、業務にかかるコストを減らしたいのか、その両方であるのであれば業務の量は減るがコストが増えるケースと、コストは減るが業務の量が増えるケースではどちらを優先したいのか等々、この言葉だけでははっきりしません。

明確に、「業務のコストを削減したい」「残業を減らしたい」等々のオーダーがあれば別ですが、漠然と「業務効率化したい」というオーダーに対しては当事務所は「もっとも重要な業務のリードタイム短縮」を最重要目標として設定します。もっとも重要な業務とは、対象となる組織・部署の存在意義となっている業務で、現場の感覚で業務ボリュームが最も大きい業務、最重要と感じている業務になります。

例えば間接業務のようなその他の業務の効率化(リードタイム短縮)は、この最も重要な業務のリードタイムを短縮するために必要な場合に検討します。

②対象業務のアウトプットの洗い出し

インタビュー等により①の重要な業務が明確になったのちに、当該業務が最終的にどうなると完了するのかというゴールをまず明確にします。そして、そのゴールから遡ってスタート地点に戻るようにヒアリングを行います。その際、業務にかかる時間ではなく、ステップからステップまでにかかっている時間をヒアリングします。例えば、作業自体は5分程度だったとしても別の部署にいったん渡して戻ってくるまでに3日かかるといった場合には、リードタイムは5分ではなく、3日になります。

③リードタイム短縮の改善案検討

業務の量は調査せず、業務のリードタイムを短縮する案を検討します。リードタイムを短縮することで、業務の品質が向上し手戻りの発生率が減少する結果、業務量自体も減少しますが、量を減らすのはリードタイム短縮の副次的な効果に過ぎません。しかし間違いなく生産性は向上します。

④改善案のスケジューリング・実行

簡単に実行可能なものから実行に移すスケジューリングを行い、実行に移します。業務の量の増減に比べてリードタイムは検証が容易であり、検証結果によって対応を変更したり中止したりを検討します。

業務効率化(BPR)にご興味がおありの方は是非お問い合わせ頂ければと思います。初回のご相談は無料です。


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